Il existe encore de nos jours des entreprises dont les départements des ressources humaines utilisent encore de vieux programmes informatiques et des documents papier. Si votre entreprise se trouve dans ce lot, il serait peut-être temps d’envisager une solution plus pratique telle qu’un logiciel de gestion des ressources humaines.
Ce dernier vous simplifie les tâches de gestion du personnel, de la paie et aide à améliorer la productivité de vos employés. Voyons les avantages de l’utilisation de ces systèmes de gestion des ressources humaines pour l’entreprise.
Qu'est-ce qu'un logiciel RH ?
Un logiciel RH est un outil servant à gérer le personnel. En d'autres termes, il s'agit d'un instrument qui permet à l'entreprise de gérer le quotidien des salariés.
Il existe plusieurs logiciels RH développés par des entreprises spécialisées dans la conception et le développement de logiciels. À cet effet, chaque développeur essaie d'apporter une touche nouvelle dans la conception et le développement de son logiciel. Mais dans la pratique, on distingue deux types de logiciels RH que sont logiciels RH spécialisés et les logiciels de RH complets encore appelés logiciels SIRH.
Les logiciels de RH spécialisés
Tous les logiciels RH ne traitent pas l'ensemble des problématiques liées aux ressources humaines d'une entreprise. Certains sont exclusivement spécialisés dans certaines thématiques, comme le logiciel de gestion des congés payés ou le logiciel de gestion de note de frais.
Ces logiciels que nous venons de citer ne traitent pas de toutes les thématiques relatives aux ressources humaines et se consacrent uniquement à un besoin spécifique.
Les logiciels SIRH
Contrairement aux logiciels spécialisés, les logiciels SIRH sont très complets et utilisent la solution SIRH, encore appelée Système d'Information Ressources Humaines.
Il s'agit d'un système qui intègre à la fois plusieurs logiciels qui permettent de gérer et parfois d'automatiser un certain nombre de fonctions de ressources humaines. Au nombre de ces fonctions, on peut citer : les notes de frais, les congés (maternité, sans solde, etc.), les congés payés, le suivi du temps de travail, les bulletins de paie.
Les raisons d’utiliser un logiciel RH
L'utilisation des logiciels RH est de plus en plus recommandée dans les entreprises pour les nombreux avantages dans le cadre de la gestion des ressources humaines :
- fluidité : les logiciels RH ont la particularité d'avoir deux interfaces : une pour les employeurs et une autre pour les employés. Cela rend la communication entre les employés et leurs employeurs vraiment fluide. Les employés peuvent exprimer leurs demandes et doléances sans trop de difficultés ;
- gain de temps : nul doute que l'utilisation d'un logiciel RH permettra aux employeurs comme aux employés de gagner du temps. En effet, avec cet outil, toute la gestion des ressources humaines est désormais automatisée. À titre illustratif, une tache, telle que la création d'un planning de travail des salariés, peutêtre directement automatisée par le biais des fonctionnalités du logiciel ;
- centralisation : un seul logiciel héberge l'ensemble des données de vos salariés. Dès lors, vous pouvez très facilement conserver et retrouver tous les documents relatifs à la gestion des ressources humaines de votre entreprise. Il peut s’agir du contrat de travail d’un ancien salarié, du solde de tout compte de ce salarié ou d’une note de frais de l’année précédente.
Comment choisir son logiciel SIRH ?
Il existe de nombreux logiciels SIRH. Gardez à l’esprit que tous ces logiciels ne vous offrent pas les mêmes fonctionnalités. En effet, chaque éditeur SIRH offre des fonctionnalités et des options différentes aux entreprises.
Le choix de votre logiciel RH ne doit pas se faire au hasard, car l’outil doit être adapté à vos besoins. Il est donc nécessaire d’identifier les besoins de votre entreprise avant de vous lancer dans la recherche du logiciel idéal. Vous pourrez à cet effet sonder l’opinion des personnes en charge des ressources humaines.
Après avoir choisi votre logiciel SIRH, vos attentes et besoins devront être formalisés dans le cahier des charges SIRH. Il s’agit d’un document contractuel qui permet de communiquer à l’éditeur du logiciel vos attentes.
Sur internet, vous trouverez des logiciels gratuits dont l’utilisation n’est pas conditionnée par une souscription à un abonnement. Toutefois, les fonctionnalités de ce type de logiciel sont très limitées et ne permettent pas de répondre aux réels besoins de l’entreprise. Il est alors recommandé de faire appel aux sociétés spécialisées dans la conception des logiciels. Grâce à leur expertise, elles vous concevront un logiciel unique, qui répondra aux besoins de votre entreprise.
Autodidacte dans le web, Yvan est un grand passionné d’internet. Editeur de sites depuis plusieurs années, il partage ses conseils, astuces et coups de cœur sur le site Cypress. Il aime également dévorer des séries et les jeux vidéos.
